駅に近くて行きやすいレンタルスペースを選ぼう

駅に近い部屋を事前に見つけておく

レンタルスペースを選ぶ際は、駅に近いという条件を外さないようにしましょう。
駅に近い場所であれば、電車やバス、車を使う社員のいずれにとっても便利です。
一方、駅から遠い場所を選ぶと、電車やバスを使う社員は降りてから長い距離を歩く必要があります。
会議前に体力を消耗してしまい、集中力が下がる原因になりかねません。
駅に近いレンタルスペースは場所がわかりやすく、初めて利用する社員でも迷いにくい点もメリットです。
指定した時間に全員が集合しやすくなるため、会議をスムーズに始められます。
会議の遅延は参加者全員の時間を無駄にすることになるため、アクセスのしやすさはレンタルスペースを選ぶうえで重要な条件の一つです。

会議に適した時間を設定する

レンタルスペースを借びる際は、自分で利用時間を設定できます。
ただし、長すぎる時間を設定することは避けましょう。
充実した会議にしようと5時間程度を設定する人もいますが、人の集中力はそれほど長くは続きません。
集中して議論できるのはおよそ2時間が目安であり、それを超えると良いアイデアが出にくくなり、会議の質が下がります。
長時間の会議は、社員の疲労やストレスにもつながります。
短い時間に集中して取り組む会議の方が、結果的に生産性は上がります。
また、借びる時間が短くなれば費用も抑えられるため、コスト面でもメリットがあります。
多くのレンタルスペースは1時間単位で料金が設定されているため、必要な時間を事前に見積もったうえで申し込むようにしましょう。